Praca jest obowiązkiem, którego nieodłącznym elementem jest komunikacja. Wymiana informacji między pracownikami jest istotna i powinna przebiegać bezproblemowo. W szczególności, jeśli musimy współpracować z zespołem znajdującym się w innym mieście lub kraju.
Komunikacja na odległość nie jest dzisiaj trudnym zadaniem. Obecnie mamy dostęp do różnych urządzeń oraz aplikacji umożliwiających zdalną komunikację. Telefon służbowy oraz poczta są podstawowymi narzędziami, z których korzystają specjaliści w każdej firmie. Jest to od wielu lat standard, bez którego firma nie mogłaby prawidłowo funkcjonować. W przypadku komunikacji z większą liczbą osób takie rozwiązania mogą okazać się nieskuteczne.
Wideokonferencja jest wydarzeniem, które umożliwia bieżącą komunikację w czasie rzeczywistym. W jej trakcie możliwa jest sprawne wymiana informacji między innymi uczestnikami wideokonferencji, unikając przy tym stosu maili oraz połączeń telefonicznych. Prowadzenie wideo rozmowy jest możliwe dzięki wykorzystaniu wideoterminali dających możliwości przekazywania obrazu oraz głosu. Takie połączenie stanowi duże udogodnienie, ponieważ możemy zobaczyć, co chce nam przedstawić druga strona. Sprawdza się w sytuacji, gdy np. omawiana jest dane zagadnienie na podstawie schematów, modeli lub notatek wymagających dokładnego wyjaśnienia i omówienia.
Zastosowanie wideokonferencji pozwala sprawniej osiągać określone cele biznesowe, ponieważ może ona dotyczyć zarówno spotkań roboczych, jak i biznesowych. W obu przypadkach mamy możliwość wirtualnego spotkania z partnerem lub zespołem znajdującym się w innej lokalizacji. W ten sposób zmniejsza to potrzebę związaną z podróżą do określonego miejsca, gdzie miałoby się odbyć spotkanie. Jest to duże ułatwienie pozwalające zaoszczędzić czas oraz zasoby związane z zapewnieniem połączeń komunikacyjnych.